Công Ty TNHH Tư Vấn Xây Dựng Nhất Nguyên

Không đủ 3 nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu

Hỏi:

Về tình huống đến thời điểm đóng thầu, không có đủ 3 hồ sơ dự thầu (HSDT) nộp theo quy định tại Khoản 3 Điều 70 Nghị định 85/2009/NĐ-CP thì được xử lý theo hai giải pháp. Đề nghị giải thích rõ điều kiện để áp dụng từng giải pháp.

Trả lời:

Như Bạn đề cập tình huống tại thời điểm đóng thầu có ít hơn 3 HSDT nộp đã được quy định (về nguyên tắc) cách xử lý như nêu tại Khoản 3 Điều 70 85/2009/NĐ-CP. Để hiểu rõ hơn điều kiện áp dụng cho từng giải pháp nhằm đưa ra cách giải quyết phù hợp thì cần hiểu thống nhất một số nội dung sau:

1) Thuật ngữ HSDT, được định nghĩa tại Khoản 25 Điều 4 Luật Đấu thầu, là tài liệu do nhà thầu lập theo yêu cầu của hồ sơ mời thầu (HSMT) và nộp cho bên mời thầu theo quy định nêu trong HSMT. Như vậy, tình huống của Bạn chỉ xảy ra khi tổ chức đấu thầu rộng rãi hoặc hạn chế (liên quan tới HSMT và HSDT).

Đối với hai hình thức lựa chọn nhà thầu (hình thức rộng rãi hoặc hạn chế) thì các nhà thầu được tạo mọi điều kiện để tiếp nhận thông tin về cuộc đấu thầu. Việc đăng tải thông báo mời thầu (đối với hình thức đấu thầu rộng rãi) phải thực hiện trên Báo Đấu thầu, sau đó có thể đăng tải trên các phương tiện thông tin đại chúng khác (theo quy định của Nghị định 85/2009/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số 20/2010/TTLT-BKH-BTC). Còn đối với đấu thầu hạn chế, theo quy định tại Điều 19 Luật Đấu thầu thì bên mời thầu gửi thư mời thầu tới các nhà thầu trong danh sách ngắn đã được chủ đầu tư phê duyệt là đủ năng lực và kinh nghiệm để mời tham gia đấu thầu, trường hợp thực tế số lượng nhà thầu đủ năng lực và kinh nghiệm để mời tham gia đấu thầu là ít hơn 5 thì xử lý theo Khoản 14 Điều 70 Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

Như vậy, với các thông tin về cuộc đấu thầu nhận được, các nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu sẽ tới mua HSMT để chuẩn bị HSDT. Nhưng có nhiều lý do để nhà thầu ban đầu có ý định tham gia đấu thầu, đã mua HSMT nhưng cuối cùng lại không nộp HSDT theo thời hạn quy định trong HSMT. Đây là cơ sở để hình thành quy định về xử lý tình huống nêu tại Khoản 3 Điều 70 Nghị định 85/2009/NĐ-CP.

2) Cách xử lý đối với trường hợp đến thời điểm đóng thầu chỉ có ít hơn 3 HSDT nộp:

Như trên đã nói, trong một số trường hợp tuy nhà thầu có ý định tham gia đấu thầu, đã mua HSMT, nhưng sau đó lại không lập HSDT hoặc lập HSDT dở dang hay HSDT đã hoàn thành nhưng lại không nộp cũng là chuyện bình thường với vô vàn lý do. Do vậy, khi quyết định áp dụng một trong hai giải pháp quy định tại Khoản 3 Điều 70 Nghị định 85/2009/NĐ-CP thì cần có sự phân tích cụ thể:

Giải pháp 1: Gia hạn thời điểm đóng thầu

Giải pháp này có thể áp dụng trong trường hợp, chẳng hạn:

- Tiến độ, yêu cầu đối với gói thầu không quá cấp bách, có thể linh động thay đổi.

- Có thông tin từ nhà thầu phàn nàn về thời gian chuẩn bị HSDT là ngắn, không đủ để hoàn thành HSDT.

- Nhà thầu thông báo cho bên mời thầu là đang trên đường đến nộp HSDT song vì lý do khách quan nên không thể kịp nộp HSDT trước thời điểm đóng thầu như quy định trong HSMT, có thể tới chậm nửa giờ hoặc 1giờ…

Giải pháp 2: Mở ngay để tiến hành đánh giá:

Giải pháp này có thể áp dụng trong trường hợp, chẳng hạn:

- Gói thầu đang có yêu cầu gấp về tiến độ nhằm phục vụ một mục tiêu quan trọng.

- Nhà thầu phản hồi với bên mời thầu hoặc có thông tin rằng một số nhà thầu (tuy đã mua HSMT) nhưng không có khả năng tham gia hoặc không muốn tham gia đấu thầu vì những lý do riêng.

Như vậy, việc chọn giải pháp 1 hoặc 2 phải dựa trên thực trạng của gói thầu, đặc biệt về tình hình các nhà thầu đã mua HSMT, đăng ký tham gia đấu thầu. Việc này cần được thể hiện trong báo cáo của bên mời thầu cho chủ đầu tư dù dưới hình thức báo cáo trực tiếp, hay bằng điện thoại, thư điện tử, fax hoặc bằng văn bản. Trách nhiệm của bên mời thầu là phải khái quát tình hình đối với gói thầu, phải đưa ra đề nghị nên áp dụng giải pháp 1 hay giải pháp 2, cùng với các lý do, kèm theo các mặt được và không được để có cơ sở cho chủ đầu tư đưa ra quyết định phù hợp.

Nếu không có báo cáo tỷ mỉ, đầy đủ và những phân tích cần thiết của bên mời thầu về các nội dung nêu trên thì việc quyết định của chủ đầu tư cho dù được phép áp dụng giải pháp 1 hoặc giải pháp 2 đều mang tính chủ quan, thiếu thực tế tức là quyết định theo cảm tính.

Hiện tượng có ít hơn 3 HSDT nộp tại thời điểm đóng thầu là điều không mong muốn đối với bên mời thầu. Do đó, nguyên nhân dẫn tới hiện tượng này nên được làm rõ, mổ xẻ. Trong một vài trường hợp không loại trừ có những ý đồ thiếu tích cực, không muốn nhiều nhà thầu nộp HSDT để tạo thêm thuận lợi cho nhà thầu được coi là “nhà thầu ruột”. Vậy nên, với vai trò là chủ đầu tư khi quyết định áp dụng giải pháp 1 hay giải pháp 2 thì cần thiết phải kiểm tra lại công tác thông báo mời thầu (đối với hình thức đấu thầu rộng rãi), công tác gửi thư mời thầu (đối với hình thức đấu thầu hạn chế) theo đúng quy định để các thông tin về cuộc thầu đến được các nhà thầu có nhu cầu.

Tóm lại, về nguyên tắc khi xử lý tình huống phải dựa trên quy định của Luật Đấu thầu, Nghị định 85/2009/NĐ-CP nhưng phải linh hoạt căn cứ vào tình hình thực tế của gói thầu. Những người được giao trách nhiệm xử lý tình huống này (bên mời thầu và chủ đầu tư) ngoài yêu cầu phải am hiểu các quy định pháp luật về đấu thầu thì việc không thể thiếu là đòi hỏi phải có phẩm chất, phương pháp làm việc để đáp ứng các mục tiêu của công tác này là công bằng, minh bạch, cạnh tranh và hiệu quả kinh tế.

Theo Muasamcong

Các văn bản khác: